Een festival organiseren is een hele klus. Het is niet iets dat je even in een paar dagen of zelfs een paar maanden regelt. Er moet heel wat gebeuren voordat jouw festival van start kan gaan. Vaak starten de voorbereidingen al een jaar of nog langer van tevoren. Dit hangt natuurlijk wel van de omvang van het festival af. Een eendaags festival vraagt vanzelfsprekend minder voorbereiding dan een feestweek. Ook scheelt het of een festival al eerder heeft plaatsgevonden.
Locatie en vergunning regelen
Voordat je je gaat bezighouden met het programma moet eerst de locatie worden gevonden. Daarna moet er een vergunning worden aangevraagd bij de gemeente. Dit moet echt ruim van tevoren gebeuren, want ambtelijke molens draaien niet zo snel en er geldt een bezwaarprocedure die minstens 6 weken in beslag neemt. Vermeld in je aanvraag duidelijk om wat voor festival het gaat, hoeveel bezoekers je verwacht en welke veiligheidsmaatregelen worden genomen. De gemeente zal moeten bepalen of bijvoorbeeld de politie moet worden ingezet om de veiligheid te waarborgen. Ook moet duidelijk zijn dat het festival uiterlijk om 1.00 uur stopt in verband met de regels over geluidsoverlast. Daarnaast moet duidelijk zijn of er gratis toegang is of dat bezoekers een kaartje moeten kopen. Je kunt er overigens ook voor kiezen om voor een gratis festival toch toegangsbewijzen uit te delen om het aantal bezoekers binnen de perken te houden.
Artiesten boeken
Als de locatie is gevonden en de vergunning rond is, kun je je gaan richten op de invulling van het programma. Je kunt artiesten boeken om te komen optreden. Sommige artiesten regelen hun boekingen zelf, de meeste maken gebruik van een boekingskantoor zoals Lukassen, zie lukassen.nl. Op de website staan de artiesten die je bij hen kunt boeken en het honorarium dat moet worden betaald. Het honorarium van op dat moment populaire artiesten is vanzelfsprekend hoger dan dat van minder bekende artiesten. Als je een artiest wilt boeken, dan geef je de datum en tijd door. Het boekingskantoor neemt contact op met de artiest en legt de aanvraag voor. De artiest beslist uiteraard altijd zelf of de aanvraag wel of niet wordt gehonoreerd. Bij bevestiging ontvang je ook nadere informatie, zoals welke geluidsapparatuur nodig is voor het optreden. Die kun je huren bij een bedrijf dat ze ook komt installeren en naderhand weer ophalen.
De planning
Maak vooraf een planning als je een festival gaat organiseren. Een belangrijke tip: boek artiesten altijd ruim van tevoren. Zeker in de zomermaanden lopen agenda’s van artiesten vaak snel vol. En een deel van hen roostert een aantal weken vrij voor de zomervakantie. Houd er altijd rekening mee dat een artiest op het laatste moment afzegt. Populaire artiesten hebben vaak een clausule in hun contract dat ze een optreden in het land kunnen cancelen als ze bijvoorbeeld worden gevraagd om voor tv op te treden. En een artiest kan natuurlijk ook ziek worden. Soms kan het boekingskantoor last minute een vervanger regelen. Als dat niet lukt dan zal je moeten improviseren.